Про нас / Cтруктура бібліотеки / Відділи бібліотеки / Відділи бібліотеки / Відділ комплектування і обробки літератури / Бібліотечні документи / Інструкції / Інструкція зі збереження локальних електронних видань у бібліотеках

1.1 Інструкція визначає основні правила обліку, оброблення, каталогізування, зберігання та збереження у процесі використання фонду локальних електронних видань (далі – ЛЕВ).

1.2 Робота з ЛЕВ регламентується міжнародними стандартами ISO, рекомендаціями IFLA, міждержавними стандартами: ГОСТ 7.83-2001 "Электронные издания. Основные виды и выходные сведения", ГОСТ 7.20-2000 "Библиотечная статистика", ГОСТ 7.82-2001 "Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов. Общие требования и правила составления", цією Інструкцією.

1.3 Збереження ЛЕВ забезпечується функціонуванням системи організаційних, технічних та технологічних засобів, які направлені на створення умов для підтримання нормального фізичного стану документів під час оброблення, використання і зберігання.

1.4 Відповідальність за додержання правил, викладених в Інструкції, несуть посадові особи, які очолюють відповідні ділянки роботи.
 

2.1 ЛЕВ є складовою єдиного бібліотечно-інформаційного фонду. Їх облік та оброблення здійснюються згідно нормативно-регламентуючих документів з урахуванням специфіки бібліотеки.

2.2 Одиницями обліку фонду ЛЕВ є примірник і назва.

2.2.1 Примірником ЛЕВ є дискета (ГМД) та оптичний диск (далі – диск).

2.2.2 ЛЕВ на окремо виданому диску обліковується як один примірник та одна назва. Комплект ЛЕВ, об’єднаних загальною назвою, обліковується за кількістю примірників дисків та однією назвою.

2.2.3 Диск, який є додатком до видань обліковується окремо, якщо має самостійне значення.

2.3 ЛЕВ підлягають сумарному та індивідуальному обліку.

2.3.1 Сумарний облік здійснюється за загальними правилами його ведення.

2.3.2 Індивідуальний облік ведеться в окремих інвентарних книгах для кожного виду носіїв (ГМД, оптичний диск) або в окремій для всіх ЛЕВ книзі, або в книзі, загальній для усіх бібліотечних документів. В останніх двох випадках обов’язково проставляється вид носія.

2.3.3 Інвентарний номер проставляється на неробочій поверхні диска спеціальним маркером, а також на коробці або на конверті зберігання диска.

2.3.4 Для дисків, які є додатком до паперового документа і обліковуються окремо від нього, в інвентарній книзі ЛЕВ у графі "Примітка" проставляються інвентарні номери паперових документів, а в інвентарних книгах, де інвентаризуються паперові документи, проставляються інвентарні номери дисків.

2.3.5 Якщо додаток обліковується разом з паперовим документом, перед передачею до місця зберігання обидва документи поміщають у спеціально зроблені коробки чи конверти, на яких проставляється індекс зберігання.

2.4 Вилучення ЛЕВ оформлюється актом про вилучення їх з фонду за однією з причин: фізична зношеність, дефектність, застарілість за змістом, втрата, передача до обмінного фонду.

2.5 Каталогізування ЛЕВ здійснюється за Міждержавним ГОСТом 7.82-2001 "Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов. Общие требования и правила составления". Бібліографічні записи розставляються в загальні каталоги, або надходять до каталогу електронних видань.

2.6 Шифр зберігання та каталожні індекси проставляються на пакувальному контейнері (коробці, конверті). Кишенька для формуляру наклеюється на конверт або вкладається до упаковки.

2.7 Не допускається наклеювання ярликів будь-якого типу безпо-середньо на диск, щоб запобігти зміщенню центра тяжіння та спричинити збої при зчитуванні інформації.

2.8 Забороняється наносити записи безпосередньо на диск. На верхній неробочій його поверхні, де розміщено етикетку, можна при необхідності наносити дані, скориставшись спеціальним маркером.
 

3.1 Постійне зберігання ЛЕВ здійснюється у спеціально обладнаних шафах із волого-пиленепроникливого, вологотривкого, стійкого до корозії матеріалу.

3.2 У приміщенні зберігання фонду постійно підтримується тем-пература діапазоном 16-20°С та відносна вологість 40-50%, виключається можливість різких коливань цих показників.

3.3 У приміщенні, де зберігаються диски, регулярно проводиться санітарно-гігієнічна обробка – знепилювання.

3.4 Контейнери з електронними виданнями зберігаються вертикально.

3.5 При зберіганні ЛЕВ слід уникати:

• різких коливань температури і вологості;

• запилення і забруднення дисків;

• потрапляння на диски прямого сонячного світла;

• розміщення дисків поблизу опалювальної системи, нагріваль-них приладів, магнітних та електромагнітних полів;

• використання для обробки органічних речовин;

• згинання та нанесення подряпин на робочі поверхні дисків;

• механічних впливів (ударів, натиснень тощо);

• зберігання дисків без пакувальних контейнерів.

3.6 Кожне ЛЕВ зберігається у пакувальному контейнері (конверті або коробці), який виготовлено з безкислотного матеріалу. Ушкоджені контейнери необхідно своєчасно замінювати, щоб уникнути проникненню пилу та фізичному пошкодженню диска при контакті з гострими краями розлому.
 

4.1 Використання ЛЕВ визначається внутрішньою інструкцією, пам’ятками по роботі з ними та обладнанням (апаратами для зчитування, копіювальними пристроями).

4.2 Доступ до ЛЕВ мають лише ті співробітники та користувачі, які пройшли інструктаж щодо їх використання.

4.3 Працюючи з ЛЕВ, слід додержуватися таких правил:

• виймаючи диск з коробки, слід відкрити її, великим і середнім пальцями взяти диск за краї у місцях прорізу на коробці, вказівним пальцем натиснути на пластиковий утримувач в середині упаковки та легко потягнути диск уверх. Під час повернення диска в упаковку – злегка натиснути на його верхню поверхню біля отвору;

• рекомендується користуватися рукавичками, які не залишають волокон;

• диски не можна залишати у дисководі комп’ютера;

• вийняті з пакувальних контейнерів електронні видання не можна розташовувати один на одному, класти на них інші предмети;

• тонкий шар пилу або бруду слід обережно стирати м’якою паперовою серветкою для оптичних лінз, протираючи поверхню дисків від центру до зовнішнього краю по радіусу, а не по колу. Це можна зробити і спеціальним пристроєм для видалення забруднень.

4.4 Обслуговування користувачів ЛЕВ здійснюється тільки у бібліотеці. Видача за індивідуальними абонементами і по МБА не дозволяється.

4.5 Обслуговування здійснює черговий бібліотекар, який знайомить користувачів з вимогами по використанню ЛЕВ (п.п. 3.5; 4.3) і спостерігає за їх дотриманням.

4.6 Кожна видача фіксується у формулярі.

4.7 Для організації обслуговування користувачів ЛЕВ рекомендується використовувати наступні технологічні схеми:

• виділення окремих ПК для роботи користувачів з ЛЕВ;

• тимчасове копіювання даних на період використання з обов’язковим їх вилученням після закінчення робо
_____________________________

* Локальне електронне видання (ЛЕВ) – це електронне видання, яке призначене для локального використання і випускається у вигляді певної кількості ідентичних примірників (тиражу) на машиночитаних носіях, що переносяться: ГМД, оптичні диски і т. ін. (ГОСТ 7.83-2001).